Conseils
Les 4 erreurs à éviter pour organiser un évènement
Par SamEventDecor – 7 avril 2025
Organiser un évènement peut rapidement se transformer un véritable source de panique pour beaucoup d’entre nous. Par où faut-il commencer ? Qu’est ce qu’il ne faut pas oublier ? Entre trouver les bons prestataires, préparer sa liste d’invités et gérer les imprévus de dernière minute, il est facile de se sentir submergé.
Que vous organisiez un mariage, un anniversaire ou tout autre type d’évènement, chaque détail compte. Pourtant, certaines erreurs peuvent facilement venir mettre votre patience à rude épreuve.
En tant que décorateurs d’évènements, on a assisté à des centaines de d’évènements. On a pu observer ce qui fonctionne… et aussi ce qui ne fonctionne pas !
Dans cet article, on vous donne les 4 erreurs à éviter pour organiser un évènement réussi, sereinement et sans stress.
1. Négligez la planification
L’erreur numéro un, et la plus fréquente, est de sous-estimer l’importance d’une bonne planification dans l’organisation d’un évènement.
Dès le début de vos préparatifs, il est important de définir les éléments clés :
- Le nombre d’invités :
Rajouter des invités à quelques jours de l’évènement peut rapidement devenir un véritable casse-tête, tant pour vous que pour vos prestataires. (D’ailleurs, beaucoup vous imposeront une deadline).
Qu’il s’agisse du traiteur, de la décoratrice ou même de la salle de réception, il est nécessaire de connaitre le nombre exact d’invités bien à l’avance pour ajuster la prestation et garantir une organisation parfaite.
Planifier cet élément en avance permet d’éviter le stress, essayez donc d’avoir la confirmation de vos convives le plus tôt possible !
Rappel : pensez également à compter vos prestataires parmi vos invités ( DJ, photographe, vidéaste,etc), pour prévoir une place pour eux dans la salle, notamment au moment du repas.
- Le budget :
Beaucoup de personnes commencent à organiser leur évènement sans avoir une idée claire de combien elles peuvent dépenser alors que c’est celui-ci qui va définir le nombre d’invités qu’elles pourront se permettre, les prestations qu’elles pourront choisir etc.
Alors établissez dès le début un budget réaliste en prenant en compte tous les postes de dépense.
- Le thème :
L’erreur numéro un, et la plus fréquente, est de sous-estimer l’importance d’une bonne planification dans l’organisation d’un évènement.
Dès le début de vos préparatifs, il est important de définir les éléments clés :
- Le nombre d’invités : Rajouter des invités à quelques jours de l’évènement peut rapidement devenir un véritable casse-tête, tant pour vous que pour vos prestataires. (D’ailleurs, beaucoup vous imposeront une deadline). Qu’il s’agisse du traiteur, de la décoratrice ou même de la salle de réception, il est nécessaire de connaitre le nombre exact d’invités bien à l’avance pour ajuster la prestation et garantir une organisation parfaite. Planifier cet élément en avance permet d’éviter le stress, essayez donc d’avoir la confirmation de vos convives le plus tôt possible !
Rappel : pensez également à compter vos prestataires parmi vos invités ( DJ, photographe, vidéaste,etc), pour prévoir une place pour eux dans la salle, notamment au moment du repas.
- Le budget : Beaucoup de personnes commencent à organiser leur évènement sans avoir une idée claire de combien elles peuvent dépenser alors que c’est celui-ci qui va définir le nombre d’invités qu’elles pourront se permettre, les prestations qu’elles pourront choisir etc. Alors établissez dès le début un budget réaliste en prenant en compte tous les postes de dépense.
- Le thème : l’une des premières étapes essentielles est de choisir le thème ou du moins l’ambiance que vous souhaitez pour votre évènement. Ce thème sera le fil conducteur de toute l’organisation et influencera tous les choix à venir : la décoration, bien sûr, mais aussi le menu, le lieu, le dress code, et même les cadeaux pour les invités. Par exemple, un mariage champêtre entraînera des choix différents d’un mariage thème oriental.
L’une des premières étapes essentielles est de choisir le thème ou du moins l’ambiance que vous souhaitez pour votre évènement.
Ce thème sera le fil conducteur de toute l’organisation et influencera tous les choix à venir : la décoration, bien sûr, mais aussi le menu, le lieu, le dress code, et même les cadeaux pour les invités. Par exemple, un mariage champêtre entraînera des choix différents d’un mariage thème oriental.
Trouvez l'inspiration
Pour vous aider à trouver votre thème et à visualiser vos idées, découvrez notre galerie photo. Vous trouverez nos différentes réalisations qui pourraient bien faire naître l’inspiration pour votre évènement.
Après avoir défini ces trois éléments, vous pouvez vous lancez dans le choix de vos prestataires, en général, un mariage en période estivale ( de mai à septembre ) s’organise environ 1 an à l’avance, voir plus si vous souhaitez des lieux très prisés ( domaines, châteaux…).
2. Négliger le choix des prestataires : s'entourer de professionnels compétents
Quand on cherche à organiser un évènement réussi, le choix des prestataires est une étape clé. Photographe, traiteur, DJ, décorateur, fleuriste… tous jouent un rôle essentiel dans le bon déroulement de la journée.
Pourtant, beaucoup commettent l’erreur de choisir uniquement en fonction du prix. C’est compréhensible, mais parfois risqué. Choisir le moins cher peut parfois s’avérer plus coûteux au final.
Prenons un exemple : vous hésitez entre deux salles. L’une est moins chère, mais elle est vieillotte, avec des murs qu’il faudra camoufler avec des rideaux.
L’autre est un peu plus onéreuse à la location, mais elle est déjà belle, lumineuse, et bien entretenue.
En apparence, la première semble plus économique, mais au final, avec les rideaux qui couvrent toute la salle, elle vous reviendra souvent au même prix, voir plus cher.
Les points à vérifier quand on choisit un lieu :
- Capacité d’accueil
- Accessibilité (parking, transports)
- Disponibilité des équipements (cuisine, chaises, sanitaires)
- Restrictions horaires ou sonores
- Accord préalable pour l’installation de matériel supplémentaire non fourni par la salle.
Dans notre métier, nous rencontrons régulièrement des clients qui ont été déçus après avoir fait confiance à des prestataires à bas prix. Certains se sont vu poser des faux plans à la dernière minute, d’autres ont eu droit à des prestations bâclées ou très loin de ce qui était promis. Ce genre de mauvaise surprise peut vraiment gâcher un évènement pourtant très bien préparé.
Pour organiser un évènement sereinement, privilégiez la qualité, le sérieux et la transparence.
De votre côté, n’hésitez pas à communiquer clairement vos attentes et vos besoins, assurez vous que les prestataires comprennent parfaitement votre vision et vos exigences, et n’hésitez pas à demander des rendez vous physiques !
3. Ne pas anticiper les imprévus
Quand on organise un évènement, on peut tout planifier à la perfection, on espère évidemment que tout se déroulera comme prévu. Mais la réalité, c’est qu’il y a toujours des petits imprévus – parfois anodins, parfois plus embêtants. C’est pourquoi l’anticipation est une véritable clé de réussite.
Conseil : Ayez toujours un plan B en place. Par exemple, si vous avez prévu un évènement en extérieur, assurez-vous d’avoir une alternative en cas de pluie, comme une salle couverte ou des tentes.
Autre situation fréquente : le nombre d’invités n’est pas toujours fixé avec précision, surtout lorsque les réponses tardent ou que certains invités viennent accompagnés.
Il est donc judicieux de prévoir une marge de sécurité, notamment pour le traiteur (quelques repas supplémentaires) et pour la décoration (tables, chaises en plus, etc. ) Mieux vaut avoir un peu trop que pas assez.
La clé, c’est de rester flexible et prêt à ajuster les plans si nécessaire.
4. Oubliez de profiter pleinement de son jour
Lorsque vous organisez un évènement, il est facile de se laisser emporter par les préparatifs et de vouloir que tout soit parfait. Cependant, il est essentiel de se rappeler que l’objectif principal de ce jour est de le vivre pleinement, de célébrer avec vos proches, et de créer des souvenirs inoubliables.
Au final, ce sont les moments vécus, les rires, les sourires et les échanges avec les invités qui resteront gravés dans votre mémoire.
C’est pourquoi il est primordial de déléguer les tâches à des professionnels pour pouvoir profiter de chaque instant.
Après tout, l’organisation de l’évènement est importante, mais c’est le bonheur et l’émotion du moment qui comptent avant tout. Pensez à prendre du temps pour vous, à vous détendre et à vivre l’évènement avec vos invités.
Vous l’aurez compris, organiser un évènement sans stress ne s’improvise pas. Entre la planification, le choix des prestataires, l’anticipation des imprévus, chaque étape mérite réflexion. Mais rassurez-vous : avec les bons partenaires, tout devient beaucoup plus simple.
Notre équipe a accompagné des centaines de clients dans leurs évènements : mariages, anniversaires, baptêmes, baby showers, fiançailles… Et à chaque fois, le même constat revient : quand tout est bien préparé, les choses se déroulent naturellement, et les souvenirs créés sont à la hauteur des attentes.
Si vous aussi vous avez un joli évènement en préparation, écrivez-nous pour demander votre devis personnalisé, on se fera un plaisir de vous accompagner dans la décoration de votre évènement.❤️
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Parce que chaque détail compte, et parce que votre évènement mérite d’être aussi beau que vous l’avez rêvé.✨